Описание Автозаказа
Рады сообщить Вам, что теперь в программе АналитФармация доработан функционал автоматического формирования заказов медикаментов, с учетом всех потребностей современной аптеки.
Автоматизированное формирование заказа позволит:
- Уменьшить время, проведенное за составлением заявок
- Экономить Ваши деньги
- Использовать удобный для Вас механизм обработки дефектуры (принцип мин.цены, принцип основных поставщиков, контроль мин.суммы заказа, контроль средней цены, контроль удорожания, учет категорий поставщиков и многое другое)
- Работать в режиме реального времени (on-line) - актуальные данные, все запросы обрабатываются в процессинговом центре АналитФармация
- Распределять заказы в соответствии с заданным Вами механизмом.
- Управлять заказами, сформированными автоматически на основании дефектуры, можно так же, как и «традиционными» заказами, созданными «вручную», Вы можете корректировать заказ, меняя количество, отменяя заказ той или иной позиции, перезаказывая ее у других поставщиков и т.д. При этом какие-то позиции можно дозаказать "вручную". Отправка заказов поставщикам происходит только после подтверждения оператором.
Последнее слово безусловно остается за человеком, но его участие минимизировано.
Собственно осуществление закупочной деятельности в режиме Автозаказа состоит из двух блоков:
1. Формирование файла потребности (файла дефектуры) для закупки у поставщиков
2. Распределение дефектуры (п.1.) между поставщиками и формирование/редактирование заявок в соответствии с заданными Вами правилами
3. Отправка сформированных заказов поставщикам
Теперь подробнее о каждом из этапов работы в режиме Автозаказа
1. Формирование файла потребности (файла дефектуры) для закупки у поставщиков
Формирование файла дефектуры осуществляется путем нажатия на кнопку “Сформировать файл дефектуры” в результате открывается окно с таблицей, где показывается список товаров с указанием количества, предполагаемых к автоматизированной закупке. В открывшемся окне файл дефектуры можно отредактировать, изменив количество товара, предполагаемое к закупке или же вовсе удалить из списка какие-то товарные позиции.
Формирование файла дефектуры осуществляется на основании “Справочника неснижаемых остатков” (доступен в меню: Склад – Справочники – Неснижаемые остатки). Основное предназначение этого справочника – хранение информации для каждой товарной позиции о “Неснижаемом остатке (порог)” и “Оптимальном Остатке (заказать до)”. При запуске процедуры формирования файла дефектуры система АналитФармация построчно (т.е. для каждой товарной позиции Справочника неснижаемых остатков) сравнивает текущий остаток по анализируемой товарной позиции с указанным в справочнике значением в поле “Неснижаемый остаток”, и, если текущий остаток меньше неснижаемого остатка, то данная товарная позиция размещается в файл дефектуры с указанием количества, вычисляемого, как:
Количество = Оптимальный остаток минус Текущий остаток минус Кол-во товаров “в пути” (ожидаемые поставки от поставщиков)
Таким образом путем проверки всех товарных позиций из Справочника неснижаемых остатков формируется файл дефектуры.
Здесь намеренно описан упрощенный (“на пальцах”) вариант принципа формирования файла дефектуры.
Более детальное описание процедуры:
- формирования файла дефектуры (учитывающий и требования по обязательному ассортименту, и нерабочие дни в аптеке, и процедуру округления)
- редактирования файла дефектуры
- формирования и заполнения/редактирования (как в ручном, так и в автоматизированном режиме) самого “Справочника Неснижаемых остатков” и его полей Неснижаемый Остаток и Оптимальный Остаток
приводится далее
2. Распределение дефектуры между поставщиками и формирование/редактирование заявок в соответствии с заданными Вами правилами
После того, как файл дефектуры сформирован (кнопка «Сформировать файл-дефектуры») и в открывшемся окне отредактирован (при необходимости), нажмите в этом же открывшемся окне кнопку “ОК”
Программа распределит Вашу потребность (файл дефектуры) с учетом заданных Вами параметров алгоритма распределения потребности по поставщикам. Все настройки алгоритма распределения файла дефектуры производятся в Вашем Личном Кабинете в разделе “Автоматическое формирование заказов”. Там же (в этом же разделе) в правом верхнем углу размещена ссылка “Как это работает”, где вы можете ознакомиться с подробным описанием алгоритма автоматического формирования (https://stat.analit.net/ci/SmartOrderRule/Description)
А если кратко, то реализованный Алгоритм
- распределяет Маркетинговые позиции в соответствии с требованиями маркет. контрактов;
- учитывает требования поставщиков по мин.сумме/количеству заказа, кратности заказа товарной позиции, разные подходы к соотношению остатков на складах поставщиков и требуемого к заказу количества;
- контролирует среднюю цену предыдущих заказов;
- контролирует возможное удорожание товарной позиции;
- учитывает назначенную Вами приоритезацию поставщиков
3. Отправка сформированных заказов поставщикам
Здесь все просто и не изменилось ничего: после автоматического распределения заказа по поставщикам, все сформированные заявки появляются в разделе “Текущие заказы” программы Аналитфармация.
При необходимости эти заказы могут быть отредактированы “руками” (удалены как целые заявки, так и отдельные позиции, изменены количества, товарные позиции перераспределены между разными поставщиками), после чего при нажатии кнопки “Отправить заказы” (так же, как и при ручном формировании заказов), сформированные заказы будут отправлены Вашим поставщикам, а заказы перейдут из “Текущих” в “Отправленные”
Подробное описание работы со “Справочником Неснижаемых остатков” и отдельных моментов формирования файла дефектуры.
Справочником Неснижаемых остатков доступен из меню Склад – Справочники – Неснижаемые остатки и представляет собой список товарных позиций, которые проверяются при каждом запуске процедуры формирования файла дефектуры с целью включения в файл дефектуры и определению требуемого к заказу количества.
Для каждой товарной позиции, включенной в справочник обязательно указываются следующие параметры: “Неснижаемый остаток” и “Оптимальный остаток”. Каждая запись справочника указана для конкретной аптеки (а не аптечной сети в целом)
Данный справочник может быть заполнен как на основании истории продаж в конкретной аптеке, так и вручную (вручную он может быть также откорректирован).
Если работа по заполнению/редактированию справочника “руками” интуитивно понятна (на наш взгляд), то наибольший интерес представляет автоматическое заполнение справочника на основании истории продаж, а именно:
На странице “Справочника Неснижаемых остатков” при нажатии на кнопку “Заполнить по продажам” открывается окно, в котором можно указать:
- период Анализируемых продаж (по умолчанию установлен квартал)
- коэффициенты, которые будут использоваться при заполнении Неснижаемого Остатка и Оптимального остатка 
При нажатии кнопки “ОК” (см. рисунок выше) осуществляется заполнение справочника путем:
- Добавления новых товарных позиций с заполнением соответствующих параметров
- Редактирования параметров для существующих товарных позиций (с согласия пользователя по соответствующему запросу)
При заполнении параметров для каждой товарной позиции “Неснижаемый остаток” и “Оптимальный остаток” используются значения, указанные в Настройках во вкладке “Автозаказ”
При автоматизированном заполнении Справочника неснижаемых остатков на основании продаж в справочник попадают все те товарные позиции, по которым в заданный период анализируемых продаж были продажи, при этом для каждой товарной позиции, подлежащей включению в этот справочник вычисляются значения “Неснижаемый остаток” и “Оптимальный остаток” по следующим формулам:
а) Неснижаемый остаток = Среднесуточные продажи * значение из настроек “Учитывать продажи при заполнении поля Неснижаемый остаток (дн)”
б) Оптимальный остаток = Среднесуточные продажи * значение из настроек “Учитывать продажи при заполнении поля Оптимальный остаток (дн)”
При этом здесь Среднесуточные продажи = Кол-во проданных упаковок / кол-во дней в анализируемом периоде, когда аптека работала
Отдельные моменты процедуры формирования файла-дефектуры
При выбранной в Настройках опции “Обеспечивать в файле дефектуре наличие Обязательного ассортимента, установленного правительством” для товарных позиций, входящих в указанный перечень значение параметра “Неснижаемый остаток” будет устанавливаться в соответствии с рассчетым (см. выше), но не менее указанного в Настройках минимального количества для Обязательного Ассортимента
В самом начале Описания формирования файла дефектуры указывалось, что количество товара, предполагаемое к заказу определяется по формуле:
Количество = Оптимальный остаток минус Текущий остаток минус Кол-во товаров “в пути” (ожидаемые поставки от поставщиков)
В этой формуле Кол-во товаров “в пути” (ожидаемые поставки от поставщиков) определяется исходя из настройки “Учитывать ранее сформированные и отправленные заказы (дн.)”, при этом заказы, по которым получены и оприходованы накладные НЕ учитываются в данном параметре.
Кроме того, мы ведем работу с маркетинговыми ассоциациями, чтобы те передавали нам в автоматизированном режиме информацию о маркет. планах по Количеству товара, подлежащих закупке/продаже для получения бонуса, и мы готовы (при согласии аптеки) автоматически формировать потребность аптеки (распределяя ее по кварталу) с учетом требований Ассоциаций/Производителей для выплаты бонусов.