Отчеты в программе¶
#2.Чеки/Отчет о продажах на кассе
#10.Проверка забракованных серий
#11.Основные продажные показатели
#12.Отчет по ПКУ (журнал учета ПКУ)
#13.Отчет по товарам без движения
#14.Отчет по дисконтным картам
#18.Проверка обязательного ассортимента
#21.Отчет по внесению/изъятию наличных в кассе
#23.Отчеты для Росздравнадзора
В программе АналитФармация реализована система отчетности для всех пользователей.
Модуль отчетности товародвижения умеет работать с первичной бухгалтерской документацией, предоставляет аналитику движения товаров и скидочных программ.
Модуль специализированной отчетности поможет рассчитать потребности в товаре и провести ABC XYZ - анализ и анализ деятельности как отдельной аптеки, так и сети аптек.
Для удобства пользователя мы не только включили в программу стандартные аналитические диапазоны (год, квартал, месяц и т.д.), но и предусмотрели возможность создания индивидуальных диапазонов для сравнения за удобный вам период времени.
В программе доступны самые разные форматы выгрузок как для справочных систем, так и для бухгалтерских программ.
1.Отчет по врачам¶
для просмотра в полноэкранной версии - https://youtu.be/WRPw7XASrL8
Отчет перенесен в Личный кабинет аптеке Подробное описание данного раздела находится по ссылке
2.Чеки/Отчет о продажах на кассе¶
для просмотра в полноэкранной версии перейдите по ссылке:
При переходе на страницу с отчетом - сразу открывается страница с чеками (список чеков за неделю), с детализацией каждого в нижней части таблицы. На странице предусмотрена возможность отсортировать чеки за определенный период, по определенному фармацевту/всем фармацевтам, если подключено несколько адресов, то соответственно и по адресу. Предусмотрен поиск по наименованию в чеке, по номеру чека и по КИЗ.
Поиск по Киз:
Имеется возможность найти КИЗ, ручным способом.
Введите индивидуальный код упаковки (это не Gtin!). Он состоит из 13 символов.
Обычно напечатан на упаковке рядом с квадратным изображением КИЗ, который Вы сканируете при работе с маркированным товаром.
В данном отчете есть два глобальных фильтра:
- Подробный отчет
- Итоговый отчет
Подробный отчет:
Это все чеки за выбранный период, с учетом выбранных фильтров, и каждый чек с детализацией в нижней части таблицы.
В отчете по чекам, есть возможность отображать № карты (Бонус./Диск.), для этого необходимо нажать правой кнопкой мышки, вывести меню - Столбцы и выбрать нужный столбец.
Итоговый отчет:
Итоговый отчет отличается от подробного тем, что в таблице отображается итоговая информация по продажам (по суммам) по дням (аналог кассового отчета)
По каждому чеку можно распечатать товарный чек, для этого нужно зайти Склад - Отчеты - Чеки/Отчет о продажах на кассе выбрать нужный чек, открыть двойным щелчком мыши и далее нажать на кнопку принтер. Если в товарном чеке нет информации об ИНН организации, то значит у Вас не заполнены эти данные, прописать ИНН можно в разделе "Конфигурация", вкладка "Накладные", строка ИНН.
Информацию о бонусах использованных при продаже товара на кассе можно посмотреть на форме "Чеки/Отчет о продажах на кассе" и "Чек" в столбце "Оплачено бонусами".
Печатная форма товарного чека:
Отчет "Чеки/Отчет о продажах на кассе" можно сохранить и/или распечатать (кнопки "Зеленая дискета" и "Принтер" на панели сверху).
Так же из этого отчета можно распечатать акт возврата. Акт можно сформировать за весь период работы аптеки и тогда акт будет общим с указанием фамилий фармацевтов, совершивших возврат, указанием номера чека и суммы с учетом скидки. А так же можно распечатать акт возврата текущего чека, выбрав соответствующий период.
3.Дефектурный журнал¶
для просмотра в полноэкранной версии перейдите по ссылке:
- Дефектурный журнал — это отчет по продажам товаров (рейтинг товаров). Он используется при формировании заявок, настраивается за определенный период (в периоде можно проставить не только даты, но и время), по всем фармацевтам, по адресам, формируется автоматически после выбора фильтров. Также в "Дефектурном журнале" есть возможность сразу заказать препарат. Для этого выбираете товар (т.е. ставите курсор на нужную строчку) и в таблице "Предложения поставщиков" в столбце "Заказ" указываете количество, которое нужно заказать. Соответственно, то количество, которое Вы проставили в таблице с предложениями поставщиков, отобразится в столбце "Заказ" в таблице с отчетом (причем если заказ был проставлен по нескольким поставщикам, то количество заказанного про суммируется). В верхней таблице по нажатию кнопки Еnter фокус перемещается в нижнюю таблицу (где можно сделать заказ) на первую строку, по которой доступен заказ и при выборе позиции в дефектурном журнале, которая содержит определенное свойство, в сводном прайс-листе (таблица в нижней части экрана) отображается позиция с тем свойством, которое указанно в дефектурном журнале.
В нижней таблице по нажатию кнопки esc фокус возвращается в верхнюю таблицу на строку, с которой ушли.
Если у поставщика есть кратность заказа того или иного препарата, то программа Вас об этом предупредит - появится диалоговое окно с соответствующим текстом.
Также при переходе по кнопке "Каталог" количество, проставленное в "Дефектурном журнале" в столбце "Заказ" по товарам будет отображаться до отправления заявки.
Режим отображения журнала:
- Только по торговому наименованию и форме выпуска. При выборе данного режима, данные отображаемые в столбцах:
Минимальная цена поставки рассчитывается на основании данных из чеков за выбранный период: как самая минимальная цена поставки, из колонки ("Цена закупки с НДС, руб.").
"Средняя цена поставки" (рассчитывается на основании данных из чеков за выбранный период: как среднее арифметическое от цены поставки, из колонки ("Цена закупки с НДС, руб.").), "Объем продаж, шт" , "Объем продаж по И-З, шт" ,
Последняя цена поставки рассчитывается на основании данных из оприходованных накладных, колонка ("Цена закупки с НДС, руб."). Показатели товаров по партиям, которые находятся в допоставке тоже будут отображаться в колонке Последняя цена поставки, если это поступление было последнее в оприходованной накладной за выбранный период.
"Остаток, шт" вычисляется без учета производителя, серий, т.е. только по наименованию и форме выпуска, НО с учетом свойств.
- С учетом производителя и партии. При выборе этого режима данные вычисляются только для данного производителя и данной партии. Например, Вы хотите заказать препарат Эналаприл, который у Вас хорошо продается только от производителя "Хемофарм".
Вы можете выбрать один режим отображения или сразу оба, это на Ваше усмотрение.
Помимо описанных выше фильтров Вы можете воспользоваться поисковой строкой для ручного поиска препаратов или строкой "Приоритет", если Вы ранее обозначали приоритетные позиции.
В форме "Дефектурный журнал" есть функция печати или сохранения списка продаж. Вы можете это сделать нажав на картинку "Принтер". Распечатать или сохранить можно как заполненный для заявки журнал, так и пустой. При нажатии на значок "Дискета" открывается файл в формате .xls, в который Вы можете вносить необходимые коррективы, распечатывать или сохранять.
Для того, чтобы не заказать препараты, которые у Вас уже есть в наличие, но пока не стоят на приходе в форме Дефектурный журнал есть статус допоставка. Он появляется у маркированного товара, КИЗ которого не считаны до конца. Например, в накладной поставщика прописано 10 упаковок Цитрамона, а в наличие их только 9. Соответственно и КИЗов Вы можете отсканировать только 9, но тогда Вы не сможете оприходовать накладную и дальше работать с данным товаром. Так в программе реализован статус "Допоставка". Маркированный товар, у которого не до конца считаны КИЗы получает этот статус. Остатки, которые у Вас есть в наличие и товары в статусе "Допоставка" не суммируются.
(Подробнее почитать о статусе допоставка Вы можете по ссылке Допоставка).
4.Фасовочный журнал¶
- Фасовочный журнал - это перечень распаковки, произведенной за определенный период, можно задать настройку показывать ЖНВЛС.
Распаковку можно отфильтровать по периоду или по аптеке (если у Вас подключено несколько адресов). Распаковку можно сохранить или распечатать в формате .xls, нажав на значок "Дискета"; или сохранить в формате картинки, нажав на значок "Принтер".
5.ABC-анализ и XYZ- анализ¶
для просмотра в полноэкранной версии перейдите по ссылке:
ABC-анализ - это отчет по сумме маржинальности в разрезе стоимости ( что приносит наибольший доход в деньгах)
XYZ- анализ — отчет в разрезе количества товара, который больше всего продали, формируется от общего количества продаж, 5% - от общего количества товаров — Х
15% - Y, 80% - Z
Что такое АВС и XYZ анализы
Что такое АВС анализ?
АВС – анализ это инструмент, который позволяет изучить товарный ассортимент, определить рейтинг товаров по указанным критериям и выявить ту часть ассортимента, которая обеспечивает максимальный эффект. Ассортимент обычно анализируется по двум параметрам: объем продаж (реализованное количество) и получаемая прибыль (реализованная торговая наценка). АВС- анализ основан на правиле Парето (еще его называют «20» на «80»). Согласно этому правилу, 20% ассортиментных позиций обеспечивает 80% прибыли. На практике для фармацевтических розничных компаний АВС- анализ выглядит следующим образом:
10% позиций ассортимента (группа А) дает 80% товарооборота;
15% позиций ассортимента (группа В) дает 15% товарооборота;
75% позиций ассортимента (группа С) дает 5% товарооборота.
Используя это правило весь ассортимент аптеки можно разделить на группы по степени важности.
Группа А – очень важные товары, они всегда должны присутствовать в ассортименте аптеки. Если в качестве параметра в анализе использовался объем продаж, то в данную группу входят лидеры продаж по количеству. Если в качестве параметра в анализе использовалась торговая наценка, то в данную группу входят наиболее прибыльные товары;
Группа В – товары средней степени важности;
Группа С – наименее важные товары. Это претенденты на исключение из ассортимента, товары-новинки. При заказе таких товаров нужно подходить с особым вниманием.
Первым этапом проведения АВС- анализа является определение целей. От этого зависит, какие параметры необходимо выбирать. Если целью является сокращение ассортимента, то в качестве основных параметров необходимо выбрать объем продаж, прибыль. Если целью является выявление и сокращение затрат на поддержание запасов, то в качестве основных параметров необходимо выбрать коэффициент оборачиваемости, объем неликвидов и занимаемая складская мощность. Если требуется исследовать рентабельность, то в качестве основного параметра выбрать коэффициент оборачиваемости, уровень рентабельности. Имея данные АВС-анализа, делается вывод о необходимости оптимизации товарного ассортимента. При всех многочисленных плюсах, существует один значительный минус: данный метод не позволяет оценивать сезонные колебания спроса на товары. XYZ – анализ это инструмент, позволяющий разделить продукцию по степени стабильности продаж и уровня колебаний потребления.
Метод данного анализа заключается в расчете каждой товарной позиции коэффициента вариации или колебания расхода. Этот коэффициент показывает отклонение расхода от среднего значения и выражается в %.
Коэффициент вариации рассчитывается по формуле, в которой участвуют:
- значение параметра по оцениваемому объекту за каждый интервал;
- среднее значение параметра по оцениваемому объекту анализа за указанный период;
- число интервалов указанного периода.
В качестве параметра могут быть: объем продаж (количество), сумма продаж, сумма реализованной торговой наценки.
Что такое XYZ анализ?
Результатом XYZ – анализа является группировка товаров по трем категориям, исходя из стабильности их поведения:
Категория Х – В нее попадают товары с колебанием продаж от 5% до 15%. Группа товаров, характеризующиеся стабильной величиной потребления и высокой степенью прогнозирования.
Категория Y - В нее попадают товары с колебанием продаж от 15% до 50%. Группа товаров, характеризующиеся сезонными колебаниями и средними возможностями их прогнозирования. Они требуют к себе большего внимания. Больше вероятность допущения неликвидов и дефицита.
Категория Z - В нее попадают товары с колебанием продаж от 50% и выше. Группа товаров с нерегулярным потреблением и непредсказуемыми колебаниями, поэтому, спрогнозировать их спрос является просто нереальной задачей.
XYZ – анализ в фармацевтических предприятиях рекомендуется проводить не реже, чем раз в квартал, причем наиболее интересны сезонные аналитические периоды.
Основные характеристики XYZ-анализа.
XYZ-анализ – это способ исследования и прогнозирования постоянства реализации тех или иных групп лекарственных препаратов.
По завершении процесса работы с данными, модуль аналитики программы для аптек выдаёт информацию по трём группам товаров:
1. Группа лекарственных средств X – продукция, которая имеет самые постоянные показатели продаж, независимо от сезонных колебаний или других факторов. Нетрудно предугадать приблизительную статистику продаж этих препаратов в будущем.
2. Группа товаров Y – показатели сбыта этих лекарственных препаратов несколько изменчивы. Предугадать их сложнее, однако можно приблизительно сказать о временах года или сезонах, когда эти лекарства могут иметь популярность.
3. В последнюю группу товаров, Z , входят лекарственные средства со скачкообразным, очень изменчивым потреблением. Предсказать время, когда препарат может быть удачно реализован очень сложно. Причиной, по которой какой-то препарат находился некоторое время на пике популярность, а потом резко потерял покупателей, может быть рекламная акция.
Таким образом, стабильность продаж препаратов первой группы, Х, составляет от 85% до 95%. Постоянство продаж во второй группе, Y, составляет от 85% до 50%. Третья группа, Y, находится далеко от первой и второй в показателях неизменности продаж. Прогноз покупательского спроса для нее невозможен из-за случайности и неустойчивости продаж.
Для чего используется XYZ-анализ?
Выбор лекарственных средств для закупки.
Перед тем, как решить, какими препаратами нужно снабдить аптеку, проводится XYZ-анализ в программе для аптеки с целью выявления групп лекарственных товаров с наименее постоянными продажами. Таким образом, перед заказом товара руководитель аптеки может исключить из списка необходимых для аптеки лекарственных средств те, которые находятся в группы Z, увеличить покупку препаратов из группы X.
Характеристика оборачиваемости.
У препаратов, попавших в группу X высокая оборачиваемость. Для таких лекарственных средств можно разработать специальные дисконты и скидки в программе для аптек, так как именно эта группа лекарственных средств принесёт больше доходов при применении программы скидок и бонусов. С другой стороны на лекарственные средства из группы Z не рекомендуется ставить скидки или понижать цены – это не подействует на покупательский спрос.
Как часто следует проводить XYZ-анализ?
Проведение XYZ-анализа рекомендуется раз в три месяца. Возможно использование этого вида анализа как раз в квартал, так и посезонно.
Данные отчеты находятся в Личном Кабинете Аптеки. В них можно попасть через вкладку Склад - Отчеты - ABC анализ или XYZ анализ. Или же зайти из ЛК Аптеки через вкладку Отчеты по складу.
Отчеты формируются автоматически, нужно только выбрать период (и при необходимости адрес) и нажать на кнопку Сформировать. Данные отчеты можно экспортировать в формат Excel, нажав соответствующую кнопку. А можно воспользоваться поисковой строкой и найти определенный препарат.
Примеры отчетов
АВС анализ:
XYZ анализ:
6.Запрос товаров¶
для просмотра в полноэкранной версии перейдите по ссылке:
Запрос товаров — этот отчет можно и нужно использовать для заказа, формируется он по позициям, информация, о которых передана с места фармацевта (касса), которые нужно заказать, а также сюда автоматически добавляются позиции, которые закончились на остатке, т. е. последний товар был продан на кассе. Напротив такого товара в комментариях стоит "Автоматическое добавление" и фамилия фармацевта, продавшего товар последним.
Отчет "Запрос товаров", как и большинство других отчетов, формируется за определенный период, с учетом фильтров:
- Адреса
- Фармацевты
- Группировать/Разгруппировать
Фильтр "Группировать" позволяет объединить одинаковые запросы в одну строчку, т.е. если у Вас было несколько запросов, например, товар Анальгин таб. №20 запросили 3 раза, то при использовании данного фильтра, у Вас будет вместо 3х строк - одна, с первым комментарием.
Для удобства формирования заказа из отчета реализована возможность перейти сразу в Каталог для заказа препарата (нажав на кнопку "В каталог" на странице с отчетом). Так же можно удалить препарат из списка, нажав на кнопку Удалить. Предусмотрена поисковая строка, для более быстрого поиска нужного препарата.
Для удобства работы пользователей, в отчете светло-зеленым подсвечиваются препараты, по которым имеются предложения по поставщикам.
7.Движение товара¶
для просмотра в полноэкранной версии перейдите по ссылке:
Движение товара - это аналитический отчет, в котором, задавая определенные параметры, Вы можете получить информацию по движению товара, т.е. поступление товара по накладным (какой товар, количество, у кого из поставщиков, когда и т. д.), дальнейшие его движения (перемещен, продан, списан и пр.) и собственно остатки на конец периода.
Для того, чтобы сформировать отчет необходимо зайти в Склад — Отчеты — Движение товара. На открывшейся странице появляется таблица с отчетом. Для корректировки данных отчета можно использовать фильтры (Поставщики, Производители, Без детализации), указали период и можно формировать отчет, нажав на кнопку "Сформировать отчет".
В нижней части экрана Вы сможете увидеть движение выделенного товара - когда он пришел, в каком количестве и какие были движения по данному препарату: расходные документы, приходные документы и чеки продаж. В правой части экрана показаны адреса аптек (если у Вас подключено несколько аптек), в которых были продажи.
Чтобы распечатать движение товара в виде таблицы Вам необходимо выделить все товары (нажать галочку в левой стороне экрана в квадратике рядом со столбцом Наименование) и таким же образом выделить адрес. После выделения всех необходимых полей нажимаете на кнопку Выгрузить в Excel (F3) в результате формирования Вы получите таблицу с отчетом, выгруженную в excel-файл с нужными данными.
8.Отчет по срокам годности¶
для просмотра в полноэкранной версии перейдите по ссылке:
В отчет попадают товары, срок годности которых завершился или завершается.
Фильтры, которые существуют в отчете:
- период за который должна проводиться проверка, и в этот отчет попадают все препараты, у которых срок годности заканчивается в этот период (по умолчанию выставлен период 6 месяцев).
- можно так же выбрать препараты, которые Вы хотите видеть: препараты с истекающим сроком годности и препараты с истекшим сроком годности.
- адреса, если в копии программы подключены все адреса, то по умолчанию в фильтре они все включены.
- Отчет состоит из следующих колонок:
- - срок годности (первая колонка),
- - торговое наименование,
- - серия,
- - производитель,
- - количество (остаток),
- - номер накладной,
- - наименование поставщика, от которого поступил товар
Отображение столбцов вы можете настроить самостоятельно. Нажать в поле столбцов правой кнопкой мыши, выбрать Столбцы.. и поставить галочку в том столбце, который Вы хотите видеть на экране и в печатной форме.
- период разбит по месяцам, все упорядочено по сроку годности
- срок годности выделен красным
Отчет формируется программой автоматически после выбора периода, адреса/адресов, и выбора характеристик срока годности.
На странице с отчетом есть возможность сразу переоценить товар:
1. Выбираем строку с товаром (в переоценку можно добавить только 1 товар), нажимаем кнопку "Переоценка"
2. Открывается окно "Информация о товаре" где можно сразу переоценить товар, и после подтверждения происходит переход на созданный документ переоценки
3. При нажатии на Esc - происходит возврат в отчет по сроку годности.
Все изменения связанные с переоценкой товара в данном отчете применяются после обновления страницы.
Отчет можно распечатать и выгрузить в excel.
9.Товарный отчет¶
для просмотра в полноэкранной версии перейдите по ссылке:
Товарный отчет по дате документа/Товарный отчет по дате документа с детализацией по продажам — это отчет по всем документам, по которым были движения на складе (например, оприходование, продажи), это просто перечень документов
В программе на текущий момент 2 вида товарных отчетов:
- Товарный отчет по дате документа;
- Товарный отчет по дате документа с детализацией по дням продаж.
Отличаются:
"Товарный отчет по дате документа" имеет общую строку "Продажи по кассе" за выбранный период, в отчете отображаются документы распаковки в разделе Расход, которые учитываются в расчетах итоговых значений. Учитывается разница, образованная при распаковке не только в приход, но и в расход.
"Товарный отчет по дате документа с детализацией по дням продаж" имеет разбивку по каждому дню продаж.
Содержимое отчета:
1 колонка — вид движения товара (приход, расход, переоценка и пр.)
2 колонка - стоимость в ценах поставщика:
берется сумма по документу (если она указана поставщиком), если в накладной поставщика итоговая сумма не указана, то она считается программой и передается в отчет (сумма опт в реестре накладных), в случае указания в накладной поставщиком итоговой суммы или корректировки пользователем суммы по документу, то передается именно она;
3 колонка - стоимость в складских ценах;
ВНИМАНИЕ: Данные в столбце "Стоимость в ценах поставщика с НДС, руб" в личном кабинете отличаются от данных в столбце "Стоимость в ценах поставщика" в программе, так как имеет другой алгоритм расчета:
Поле "Стоимость в ценах поставщика с НДС, руб" в ЛК заполняется суммой которые поставщик указал в качестве суммы по накладной (поле amnt).
Поле "Стоимость в ценах поставщика" в программе рассчитывается программой по строкам накладной путем умножения цены с НДС на количество и суммирования.
4 колонка - наценка,%, в строке Остаток на начало периода указана средняя наценка на начало периода, далее по каждой накладной в отдельности;
5 колонка - наценка, руб.
6 колонка - стоимость в фактических ценах;
7 колонка - свободная продажа;
8 и 9 колонка - скидка в % и руб. соответственно.
Отчет формируется по кнопке Сформировать после указания нужного периода и адреса (если в программе подключено несколько адресов).
Также из указанного отчета можно перейти в выбранный документ, кнопка в "Перейти в документ" (активна при выборе конкретной строки)
Доступны следующие операции: Печать(Товарный отчет, Сокращенный товарный отчет (выводит на печать только итоговые строки по отчету, без детализации информации), выгрузка в excel.
При формировании отчета выбрано окончание периода больше 27го числа предыдущего месяца, высвечивается сообщение:
При нажатии на кнопку:
отмена - закрывается сообщение и отчет не формируются
ок - отображается сообщение:
Далее кнопки:
отмена - закрывается сообщение и отчет не формируется
ок - формируется отчет
При выводе программой следующего уведомления:
Необходимо нажать "Ок" и запустить Кумулятивное обновление.
ВАЖНО!!! Если Вам необходимо сверить остаток по Товарного отчета и Товарных запасов, то НЕОБХОДИМО в Товарных запасах выбирать корректно Фильтры:
- Доступен; Допоставка; Резерв; Карантин.
10.Проверка забракованных серий¶
для просмотра в полноэкранной версии перейдите по ссылке:
В данном разделе рассмотрим подробно Как работать с отчетом проверка забракованных серий:
В программе следует перейти на форму Склад-Отчёты-проверка забракованных серий
В отчете "Проверка забракованных серий" - находятся все те товары, серии которых совпадают со справочником забраковки и по данным Честного знака (обновляется системно, два раза в день) и попадают в этот отчет со статусом "Возможно".
Далее можно принять решение считаете ли Вы позицию забракованной, для этого нужно выбрать позицию, с которой планируете работать и нажать на кнопку "Проверить позицию". Варианты:
1. Если Вы проверили позицию в Росздравнадзор и поставщик так же подтвердил отсутствие забраковки нужно:
нажать на кнопку "Отклонить брак" (если Вы отклонили брак, то товар будет доступен на остатках и для продажи до тех пор пока не обновите программу)
2. Если Вы уверены, что по позиции подтвержден брак нужно:
нажать на кнопку "Подтвердить брак" (и товар получит статус "Брак" и не будет доступен на остатках и для продажи)
Работа с забракованными препаратами регламентируется Постановлением Правительства Российской Федерации от 30.06.2004 № 323 «Об утверждении Положения о Федеральной службе по надзору в сфере здравоохранения»
Забракованные серии – это серии медикаментов, которые по тем или иным причинам признаны негодными к продаже. Бракуют серии медикаментов контрольные организации, такие как Росздравнадзор. Списки забракованных серий медикаментов от того или иного производителя или поставщика (оптовый торговец – посредник между производителем и розничным продавцом) доводятся до сведения всех организаций, осуществляющих розничную продажу лекарств.
Дополнительно:
1) После обновления программы АналитФармация, появляется окно с уведомлением о наличии забракованного товара и на каком адресе.
2) При получении накладной от поставщика, имеется подсветка у самой накладной забракованного препарата (т.е подсказка о том, что данный товар забракованный). Подсвечивается оранжевым цветом.
3) При продаже на кассе отображается следующая информация: Продажа забракованных препаратов запрещена .
Обращаем Ваше внимание, что продажу можно осуществить только при наличии официального документа изданный Росздравнадзором , который подтверждает что данный товар не забракованный. поставщики предоставляют аптекам распечатки писем Росздравнадзора о забракованных лекарственных препаратах) или посмотреть на официальном сайте Росздравнадзора https://roszdravnadzor.gov.ru/drugs/qualitycontrol#. Забракованное ЛС можно вернуть поставщику. Доступны фильтры: Все, Брак, Возможно. Можно выгрузить отчет в excel.
Товары со статусом "Возможно", "Брак" — для продажи на "Кассе" не доступны (находятся в карантинной зоне). Посмотреть эти товары можно на странице с отчетом "Проверка забракованных серий".
Также на странице с отчетом предусмотрена возможность переместить товар в зону карантина, выбрав позицию из отчета и нажав на кнопку "В карантин".
11.Основные продажные показатели¶
В этом отчете отражены итоговые данные по дням деятельности аптеки, в разрезе адреса и даты, заполняются следующие колонки:
Адрес, Дата, Сумма закупки, Сумма розница, Сумма скидки, Сумма после скидки, Сумма прибыли, Наценка аптеки, Кол-во чеков, Средний чек, Кол-во позиций в чеке, Сумма маркетинга, Доля маркетинга.
Сумма скидки включает в себя округление по Кассе (Настройка: Отбрасывать копейки в сумме чека; Округление распаковки на Кассе).
12.Отчет по ПКУ (журнал учета ПКУ)¶
для просмотра в полноэкранной версии
https://youtu.be/4qnLdqpwXcQ
Если у Вас есть лицензия на торговлю товарами, подлежащим предметно-количественному учету, то одним из обязательных отчетов для Вас будет отчет по препаратам подлежащих ПКУ.
Этот отчет Вы можете найти в программе по следующему адресу: Склад - Отчеты - Журнал учета ПКУ.
Для формирования отчета предусмотрены следующие фильтры:
- Период (необходимо выбрать период, за который Вы хотите сформировать отчет)
- Наименование ПКУ ( из открывшегося списка Вам нужно выбрать препарат, по которому Вы хотите сформировать отчет)
- адреса( если Вы работаете с несколькими адресами, то нужно будет выбрать тот, по которому Вы хотите сделать отчет или выбрать все)
Отчет формируется по указанному препарату за указанный период.
В отчете формируется информация по остатку выбранного товара (наименование отображается над таблицей) на начало месяца, на конец и поступление и расход в течении месяца (по дате).
Графы журнала учета ПКУ:
1. Месяц;
2. Остаток на 1-е число;
3 - 6. Приход;
- № документа и дата;
- количество;
- № документа и дата;
- количество;
7. Всего приход с остатком за месяц;
8. Виды расхода
- По амбулаторной рецептуре
- Лечебным учреждениям, аптечным пунктам и т.д.
9.-40. Расход (дата месяца)
41. Расход за месяц по каждому виду отдельно
42. Расход за месяц по всем видам расхода
43. Остаток по журналу учета на конец месяца
44. Фактический остаток на конец месяца
45. Подпись уполномоченного лица
Сформированный отчет Вы можете распечатать, нажав на кнопку Принтер или сохранить в нужную папку, нажав на кнопку Дискета.
13.Отчет по товарам без движения¶
Отчет по товарам без движения - на странице с отчетом есть фильтры по Адресам, Количество дней - N дней, где N количество дней от текущей даты (настраиваете самостоятельно), при включении данного фильтра программа должна показать весь товар, что был оприходован до выбранной даты и находится на складе. Так же можно выставить приоритетные позиции (в строке Приоритет) и посмотреть есть ли продажи среди приоритетных товаров.
При формировании отчета появляется таблица со след. столбцами:
- адрес
- наименование товара
- производитель
- срок годности
- остаток товара: количество/ сумма розн.
- последний приход: количество/ цена розн./дата прихода/номер накладной
Отчет можно выгрузить в Еxcel (нажав на зеленую дискетку) и выводить на печать (выводит те столбцы, которые настроены на странице.
14.Отчет по дисконтным картам¶
Этот отчет можно найти в Личном Кабинете Аптеки в разделе Отчеты по складу или в аптечной программе в разделе Склад - Отчеты — Отчет по дисконтам. В данном отчете можно посмотреть суммы скидок предоставленных по дисконтным картам.
В отчете доступны фильтры по адресам, календарь для настраивания периода (с - по).
При формировании отчета появляется таблица со следующими столбцами:
- номер карты/штрих-код карты
- ФИО клиента (если есть карты именные)
- дата выдачи
- сумма продажи
- сумма скидки
- % скидки
Отчет можно экспортировать в Еxcel (нажав на соответствующую кнопку) и выводить на печать.
15.Отчет по бонусным картам¶
Этот отчет можно найти в Личном Кабинете Аптеки в разделе Отчеты по складу или в аптечной программе в разделе Склад - Отчеты — Отчет по бонусным картам. В данном отчете можно посмотреть начисление баллов по бонусным картам.
Доступны фильтры по адресам, календарь для настраивания периода (с - по).
При формировании отчета появляется таблица со следующими столбцами:
- номер/штрих-код карты
- ФИО клиента
- начислено баллов
- сумма продажи
- оплата списания в рублях
- % оплаты бонусами
- остаток бонусов
- срок действия бонусов.
Отчет можно экспортировать в Еxcel (нажав на соответствующую кнопку) и выводить на печать.
16.Отчет по наценке¶
Отчет находится в Личном Кабинете Аптеки в разделе Отчеты по складу - Отчет по наценке или в этот отчет можно перейти из аптечной программы через вкладку Склад - Отчеты - Отчет по наценке
В данном отчет можно посмотреть входящую наценку (по приходу от поставщиков) и наценку итоговую (после факта продажи). В разрезе по дням и нарастающим итогом. Отчет формируется автоматически после указания периода и выбора адреса/адресов.
При формировании отчета появляется таблица со следующими столбцами:
- адрес
- дата
- приходная сумма закупки с НДС
- приходная сумма продажи
- приходная сумма наценки
- приходная наценка аптеки %
- приходное количество документов
- прод. сумма закупки с НДС
- прод. сумма продажи
- прод. сумма наценки
- прод. наценка аптеки %
- прод. количество документов.
Отчет можно экспортировать в Еxcel (нажав на соответствующую кнопку) и выводить на печать.
17.Реестр цен на ЖНВЛП¶
Данный отчет предназначен для контроля розничных цен на ЖНВЛП, находится отдельно от всех остальных отчетов, перейти на страницу с отчетом можно нажав на иконку "Таблетки"
Для того, чтобы запустить отчет на формирование необходимо нажать на кнопку "Сформировать реестр цен". По итогу формирования отчета Вы получите список максимальных розничных цен на ЖНВЛП.
При наведении курсора на кнопку "Сформировать реестр цен" всплывает подсказка «Прежде чем сформировать реестр убедитесь в правильности выставленных максимальных наценок", далее ссылка для перехода сразу в "Настройки", "Наценки ЖНВЛС»
На странице предусмотрен поиск:
- Поиск по штрих-коду
- Поиск по наименованию
- Поиск по МНН.
(При нажатии этих кнопок появляется поле для ввода информации, по которой будет идти поиск. Результаты поиска отражены в табличной части.)
В результате формирования реестра цен заполняются следующие столбцы:
- МНН
- Торговое наименование лекарственного препарата;
- Лекарственная форма, дозировка, упаковка (полная)
- Владелец РУ/производитель/упаковщик/Выпускающий контроль
- Количество в потреб. упаковке
- Предельная цена руб. без НДС
- Цена указана для первич. упаковки
- № РУ
- Дата регистрации цены (№ решения)
- Штрих-код (EAN13)
- АТХ
- % оптовой надбавки
- Предельная оптовая цена
- % розничной надбавки
- Предельная розничная цена без НДС
- Макс. розничная цена с учетом НДС
Результаты формирования реестра сохраняются до нового формирования.
- реализована сортировка списка по любому столбцу (в программе)
- предусмотрена выгрузка в excel.
В Еxcel выгружается вся та же информация, что и в программе. Так же можно выбрать способ печати реестра, нажав на стрелочку рядом со значком "Принтер", появится два варианта печати: "Печатать весь список" или "Печатать выбранные"
18.Проверка обязательного ассортимента¶
В этот отчет попадают товары из Обязательного списка, которые отсутствуют на остатках на дату формирования отчета. Полученную, в результате формирования отчета, таблицу можно выгружать в формат Excel, нажав на значок "Дискета".
На странице с отчетом есть следующие кнопки:
- дата (которую можно выставить самостоятельно)
- адреса (чтобы можно было проверить информацию по каждому адресу)
Вы можете настроить следующую опцию для обновления обязательного ассортимента - "Проверять наличие Обязательного ассортимента при обновлении". (находится в Конфигурации в разделе Дополнительно). При обновлении программы каждый раз проверяется обязательный ассортимент (а делать это или нет - включить соотв. галку в настройках) и выводится окошко об отсутствующих товарах из списка обязательного ассортимента, по аналогии с забраковкой. При нажатии на кнопку Показать, программа переместит Вас на страницу с отчетом.
При продаже последней единицы конкретного товара проверяется, не входит ли он (товар) в Обязательный ассортимент, и, если входит, отправляется информация в Запрос товаров.
19.Отчет по товарообороту¶
Название данного отчета говорит само за себя. т.е. отчет показывает товарооборот аптеки за определенный период времени, учитывая все показатели. По умолчанию он строится за 1 неделю.
Доступны фильтры по адресам (автоматически выбраны все адреса, если их более одного), календарь для настраивания периода (с - по). Отчет можно выгрузить в Еxcel нажав на значок дискеты на панели.
Обратите внимание, при открытии отчета, он не формируется автоматически. Отчет формируется только после нажатия соответствующей кнопки "Сформировать".
Выручка рассчитывается по формуле:
Розничная сумма - Скидка по чеку
Прибыль учитывается каждый чека в периоде отчета суммируется:
Розничная сумма по чеку - Скидка по чеку - Оптовая сумма по чеку
Закупка опт это сумма оприходованных в периоде отчета накладных и к чекам отношения не имеет.
ВАЖНО!!!
В отчете учитываются только чеки по кассе, расходные накладные не учитываются.
20.Журнал операций¶
Если Вы хотите знать кто из сотрудников сделал то или иное изменение в программе, то Вам необходимо воспользоваться отчетом "Журнал операций".
В данном журнале отображаются все выполненные операции по разделам: приходная накладная, инвентаризация, переоценка, списание, возврат поставщику, накладная перемещения, расходная накладная, распаковка, перемещение в карантин, распаковка SSCC. Т.е. в журнале можно отследить все проводимые операции.
По умолчанию период формирования отчета - неделя, с помощью календаря период можно менять. Также предусмотрен фильтр по сотрудникам.
При нажатие на кнопку Подробнее , появляется Детализация журнала операций.
21.Отчет по внесению/изъятию наличных в кассе¶
Отчет используется для информации по операциям внесения/изъятия денежных средств в кассу, какие суммы были внесены/изъяты.
Для формирования отчета - выбираем период, тип операции (изъятие, внесение, все), адрес, фармацевта - отчет формируется автоматически.
22.Отчеты по сотрудникам¶
для просмотра в полноэкранной версии - https://youtu.be/gCxZsNxbuHk
В данном отчете руководитель может проследить % участия сотрудников в реализации товара. Можно выбрать один или несколько адресов аптеки и задать определенный период. Отчет выгружается по умолчанию с заданными параметрами. Есть возможность выгрузить его в Excel.
В отчете предусмотрены следующие информационные поля:
ФИО сотрудника
Кол-во чеков без И-З - количество чеков без учета интернет-заказов
Сред.чек, руб.
Кол-во товаров(SKU)
Кол-во (среднее) в чеке
Кол-во упаковок, шт
Акционные продажи, шт
Долевое участие в акционных продажах, %
Сумма приоритет.товара, руб
Долевое участие по приоритет.товару, %
Сумма выручки без И-З
Сумма И-З
Долевое участие (без И-З), %
Скидка
Наценка, руб
Наценка, %
Сумма маркетингового товара
Долевое участие маркетингового товара, %
Бонус за обычный товар, руб
Бонус за товары с истек. сроком, руб
Бонус за маркет. товар, руб
Суммарный бонус, руб
Коэффициент трудового участия (КТУ), %
Итоговый бонус (с учетом КТУ), руб
ВАЖНО!
Бонус сотруднику за обычный/маркетинговый/сроковый товар фиксируется в момент совершения сделки (продажи) и рассчитывается исходя из величины "Вознаграждения, ", указанного в разделе Мотивация сотрудников на момент совершения сделки (продажи).
При формировании данного отчета все зафиксированные бонусные начисления суммируются по категориям за период, указанный при построении отчета, вычисляется "Суммарный бонус, руб".
После этого к полученному значения применяется "Коэффициент трудового участия (КТУ), %", - так получается "Итоговый бонус (с учетом КТУ), руб" Примечание: Если, например, в течение месяца в качестве Вознаграждения для сотрудников был выставлен 0 по всем типам товаров, а в последний день месяца были выставлены реальные вознаграждения, то в подсчете Итогового бонуса будет участвовать только продажи этого самого последнего дня месяца.
23.Отчеты для Росздравнадзора¶
Еженедельный отчет для Росздравнадзора (Еженедельный мониторинг цен на лекарственные средства)
Данный отчет можно найти во вкладке Накладные, кнопка-функция Отчеты. Данный отчет открывается автоматически, после нажатия на кнопку Сформировать. Отчет формируется в .xls формате с необходимыми столбцами, которые прописаны в шаблоне для загрузки данного отчета на сайте Росздравнадзора (http//mols.roszdravnadzor.ru).
Ежемесячный отчет по ЖНВЛП для Росздравнадзора:
Сформировать отчет можно нажав на Кнопку-функцию Отчеты, которая находится во вкладке Накладные. Выбираете Ежемесячный отчет по ЖНВЛП для Росздравнадзора, нажимаете Сформировать и получаете отчет, который сразу Вам доступен в открывшемся файле. Данный файл необходимо сохранить, не меняя формата, в любом удобном для Вас месте. Далее Вам необходимо перейти по ссылке http//mols.roszdravnadzor.ru на сайт Росздравнадзора, если ранее именно здесь не регистрировались, то выбираете "Регистрация нового пользователя", и с полученными данными входите на сайт. На сайте выбираете "Мониторинг данных о ЖВНЛП" , далее раздел Экспорт/импорт, в строке Режим импорта – выбираете Добавить строки, далее в строке Указанная организация ставите «галочку» (появится название вашей организации), в строке Файл - для загрузки нашего отчета нажимаете на обзор и выбираете ранее сохраненный отчет, далее нажимаете кнопку Импорт.
НО, хотим обратить Ваше внимание на то, что если ранее Вы не формировали такой отчет, Вам нужно, перед тем как загрузить сформированный файл из АФ, в Настройках (на сайте Росздравнадзора) создать Список поставщиков, с которыми Вы работаете. Зайдите в раздел Настройки, нажимаете на строку Добавить, далее в окошке Название прописываете наименование поставщика (например, Катрен), нажимаете Искать, получаете список поставщиков по разным регионам, выбираете нужного поставщика и далее в строке с выбранным поставщиком слева нажимаете на зеленый «крестик» и таким образом добавляете нужного Вам поставщика.
После загрузки файла отчета Вы попадаете на страницу Журнала ошибок – если видите информацию "Список пуст" - значит ошибок нет. Если среди ошибок есть "Не найден поставщик с кодом ХХХХ" - это значит, что данный поставщик отсутствует в ваших настройках. Зайдите в раздел Настройки, нажимаете на строку Добавить, далее в окошке "Vendor_ID": прописываете код поставщика (из ошибки), нажимаете Искать, далее в строке с предложенным поставщиком слева нажимаете на зеленый «крестик» и таким образом добавляете нужного Вам поставщика. После проведенных манипуляций Вам необходимо предыдущий файл из Журнала импорта удалить и заново загрузить наш файл с отчетом и ошибка с поставщиком уйдет. А остальные ошибки, такие как: "Препарат с DrugID 66583 не найден", "Фактическая отпускная цена импортера/производителя слишком мала" и другие, не связанные с кодом поставщика – необходимо удалять через любой текстовый редактор (например, Far) или оставить, не обращая на них внимания. Ежемесячный отчет загружен.
Важно!!! поле: MnfPrice заполняется информацией - Цена производителя С НДС.
Если у Вас возникли ошибки, которые не описаны в инструкции, то необходимо обратиться в техническую поддержку Росздравнадзора.
Алгоритм работы по формированию ежегодного отчета по ЖВ для Росздравнадзора:
Возможная ошибка:
Для решения вопроса необходимо обратится к Вашему системному администратору, либо указать в настройках программы другую папку, к которой у есть доступ. АналитФармация ни как не может помочь в решении этого вопроса."
1. проверить наличие накладных за предыдущий год, если накладные отсутствуют обратиться в АналитФармацию.
1.1 если есть, то на странице с накладными в разделе Накладные нажимаем на кнопку Отчеты – Сформировать Отчет по розничным надбавкам к ценам на ЖНВЛП за год
- Если Вы являетесь плательщиком НДС, то необходимо нажать на кнопку "Да"
- Если Вы не являетесь плательщиком НДС, то необходимо нажать на кнопку "Нет"
1.2 полученный файл сохраняем в формате Excel 97-2003.
1.3 далее нужно сделать копию шаблона, который Вы получили от Росздравнадзора (или ФАС), файл с названием NADB.JNVLP.APTEKA.2018. Это нужно для того чтобы можно было протестировать правильность заполнения, т.к. данный файл заполняется только один раз. До загрузки нашего файла Вы должны заполнить Титульный лист шаблона.
1.4 затем нужно полученный файл (файл отчета из программы) загрузить в шаблон с названием
Код шаблона: NADB.JNVLP.APTEKA.20ХХ
1.5 для загрузки файла-отчета в шаблон (вкладка П2), нужно нажать на кнопку: "Импорт данных" и выбрать наш файл
1.6 после загрузки данных нажимаем на "Файл" - "Сохранить" либо необходимо нажать на "Закрыть", данные действия приведут в выполнению проверки загруженного файла. У Вас будет уведомление: "Выполнить проверку", нажимаем ОК и после проверки смотрим какие есть ошибки.
При окончания выполнения проверки, может появиться уведомления о том, что не все строки были загружены, на это обращать внимания не нужно, т.к. по не загруженным строкам не достает какой то информации либо данная информация не корректно была передана поставщиком (в файле они будут выделены красным цветом).
Ошибки, которые исправляет клиент самостоятельно:
- Итого
- Валовые прибыли по перечню ЖНВЛП на
- Плановый год на листах 'П5' и 'П4' должны быть равны между собой
- Титульный!(F15 - номер строки который надо заполнить).
- Не указано значение!
- Ошибка
Инструкция на заполнение шаблона - остальные вкладки, во вложении instrukcziya-zhnvlp.pdf
24.ВАЖНО¶
Если Вы хотите сформировать отчет за большой период, то необходимо проверить в настройках программы (Конфигурация - Дополнительно) какое количество месяцев указано в строке "Глубина загрузки истории документов при кумулятивном обновлении", 
по умолчанию установлено 3 месяца, и это значит что нулевые остатки в отчетах вы сможете увидеть только за последние 3 месяца, если вам нужен больший период, то нужно указать необходимое количество месяцев в данной настройке и выполнить Кумулятивное обновление (см. рис.), НО при этом важно понимать, что данное обновление будет очень долгим, так как будут грузиться все данные за указанный период.
